Одни из последних разработок в семействе программных продуктов Cash Management.iQ – это функционалы «Сумки ATM», «Кассеты ATM», а также опция контроля передачи денежных авансов кассирам.
Функционал “Кассеты АТМ” регистрирует заполненные инкассаторские кассеты.
Отображаются:
- загруженная сумма с учетом номинала
- количество заполненных кассет
- дата заполнения, номер кассеты
- номер пломбы
- имя кассира
Функционал “Сумки АТМ” регистрирует инкассаторские сумки, сформированные из наборов кассет. Для каждой сумки фиксируются учетные данные по каждой кассете. Подготовленные сумки назначаются на загрузку в банкоматы и отслеживаются до конца цикла инкассации.
Функционал на протяжении года используется азербайджанским банком с крупнейшей сетью банкоматов в стране. Благодаря внедрению обновлений, финансовому учреждению удалось автоматизировать задачи, связанные с управлением наличным денежным обращением на этапе загрузки наличности в сумки и кассеты для инкассации.
Сократилось количество ошибок на этапе учета наличности в кассетах на балансе хранилищ
Коммерческие банки, которые занимаются подготовкой наличности для загрузки в банкоматы, обычно заранее заполняют инкассаторские кассеты и сумки, помещают в хранилище и передают инкассаторам на следующий день.
Типичная ситуация в банке №1
Представьте себе шумный вечер в банке, где кассиры готовят деньги для загрузки в банкомат. Среди них – старший кассир Диана с 15-летним стажем работы. Она аккуратно заполняет каждую кассету, дважды перепроверяет суммы и запечатывает сумки, прежде чем поместить их в хранилище.
Однако спешка вечером иногда приводит к случайным ошибкам. К сожалению, в один напряженный день Диана случайно написала в приходный и расходный ордеры неверный адрес хранилища: вместо центрального указала локальный, тот, в котором работает. И на следующий день эти сумки с кассетами не поступили в банкоматы, так как по графику служба инкассации забирала сумки из центрального хранилища.
В это же время в банке сумки с наличностью пришлось перенаправлять из одного хранилища в другое и проводить внутреннее расследование. Такая путаница повлияла на логистику и финансовую отчетность, что вызвало задержку в работе специалистов и затруднило отслеживание движения денежных средств.
Внедрение нового функционала “Cумки АТМ” и “Кассеты АТМ” позволяет автоматизировать учет загружаемой наличности и обеспечивает полный контроль баланса каждого хранилища. Ответственному кассиру достаточно ввести необходимые данные в систему – и инкассаторские кассеты будут автоматически учитываться в соответствующих сумках и хранилищах.
По каждому хранилищу сохраняется и отображается:
- Баланс наличности и ценностей в начале дня
- Общий баланс с учетом наличности, находящейся в кассетах и сумках
- Изменение баланса по приходным и расходным операциям
- Баланс наличности и ценностей в конце дня
Процесс загрузки наличности в инкассаторские кассеты и сумки стал доступным для всех участников
Автоматизированная система учета наличности в инкассаторских кассетах и сумках на балансе хранилища “Кассеты АТМ” и “Cумки АTM” подразумевает централизованный и одновременный доступ к данным. Уровни доступа зависят от полномочий сотрудников и их обязанностей.
Типичная ситуация в банке №2
Бухгалтеры банка обратили внимание на несоответствие количества наличности в хранилищах. Поняли, что в процессе ручного учета инкассаторских сумок произошла ошибка.
Чтобы установить источник ошибки и устранить ее, специалисты проверили данные в учетных файлах, чтобы определить, есть ли записи о фактической загрузке инкассаторских кассет и сумок в каждом хранилище. Сравнили эту информацию с запланированным количеством наличности на балансе каждой сумки и хранилища и еще раз пересчитали количество сумок. Затем связались со старшими кассирами и инкассаторскими бригадами, чтобы выяснить, какие кассеты были загружены в банкоматы и из какого хранилища.
Анализируя полученную информацию, бухгалтеры нашли ошибку в адресе хранилища, который был указан неверно в приходно-расходном ордере. После этого внесли правки в документы и снова обратились к службе инкассации, чтобы вернуть кассеты из одного банкомата и загрузить их в другой. Весь процесс отнял в сумме 18 рабочих часов времени у 10 сотрудников банка.
Если бы функционал “Кассеты АТМ” и “Cумки АTM” был установлен в банке, где работает Диана (из примера выше), то специалист сама заметила бы свою ошибку и вовремя исправила ее.
Больше нет недостатка или избытка наличности: денежные средства эффективно распределяются в места их хранения и выдачи
Когда учет ведется в стандартной программе для работы с электронными таблицами, возникает проблема с централизованным доступом к данным. Это затрудняет синхронизацию и обмен информацией между сотрудниками. Особенно – если они работают удаленно или в разных отделах.
Типичная ситуация в банке №3
Возвращавшийся со смены электрик Роберт хотел порадовать семилетнюю дочь мороженым, которое продается в палатке по дороге. Сладость отдают за наличные, а у Роберта с собой была только карточка. Он надеялся снять деньги в ближайшем к дому банкомате, но их там не оказалось. Эта ситуация повторялась уже третий раз.
Тогда разочарованный Роберт воспользовался банкоматом другого банка, который расположен рядом с его офисом. В этот раз ему повезло, и мужчина снял нужную сумму и купил-таки угощение. В результате этого инцидента Роберт решил больше не рассчитывать на услуги предыдущего банка и обращаться сразу к другому, сервис которого оказался более надежным.
Инструменты “Кассеты ATM” и “Cумки ATM” позволяют сотрудникам банка в режиме реального времени видеть точные данные о запасах наличности в инкассаторских кассетах и сумках в хранилищах.
Вместо громоздких файлов – простая и понятная программа
Ведение учета баланса инкассаторских кассет и сумок в электронной таблице, например, Excel, помимо ошибок ввода данных и ограниченного доступа к информации, вызывает дополнительные сложности. Финансовые специалисты должны вручную обновлять данные о каждой операции по инкассации, что занимает много времени и приводит к задержкам в контроле баланса.
Электронные таблицы уязвимы с точки зрения безопасности данных. Несанкционированный доступ, удаление или повреждение файлов приводят к потере или утечке конфиденциальной информации и дополнительным сложностям при восстановлении данных.
Обычные электронные таблицы предоставляют базовые инструменты для аналитики. Генерация отчетов вручную отнимает время у персонала и зависит от компетенций и логических выводов специалиста, что влияет на точность результата. С увеличением количества данных управление информацией в таких файлах становится еще более затруднительным.
Не каждый специалист умеет обращаться с тем же Excel. Сотрудников приходится постоянно обучать. Иногда банки попадают в зависимость от компетенций сотрудников, которые владеют знаниями процесса и экспертизой оформления отчетности в этом банке.
Типичная ситуация в банке №4
В универсальном коммерческом банке трудился опытный кассир по имени Алекс. Он 8 лет обслуживал клиентов и вел учет наличности. Благодаря навыкам работы с Excel, Алекс легко справлялся с задачами по контролю баланса сумок и кассет.
Когда Алекс ушел в отпуск, его обязанности временно выполняла молодая и энергичная коллега Оливия. Перед Оливией стояла задача – обновить данные в таблице с балансом инкассаторских кассет и сумок, чтобы банкоматы своевременно пополнили наличностью. В суете и волнении от нового опыта девушка не заметила, что перепутала столбцы сумок и кассет.
На следующее утро кассиры начали заполнять кассеты в соответствии с данными в таблице Excel, и никто из них не подозревал об ошибке. Клиенты пришли снять деньги с карточек после получения заработной платы и рассердились, узнав, что банкоматы не могут выдать запрошенную сумму. Некоторые начали жаловаться и требовать объяснений.
Когда Алекс вернулся из отпуска, то обнаружил, что данные в таблице были введены неверно. Ему пришлось проверить все 20 инкассаторских сумок с кассетами, чтобы внести точную информацию. Этот процесс занял более восьми часов, и Алекс задержался на работе до позднего вечера.
Функционал гибко настраивается под бизнес-процессы банка (роли и уровни доступа, названия хранилищ и инкассаторских бригад и т.д.). Благодаря интуитивно понятному интерфейсу и простой технической документации работать с программой может любой сотрудник.
Сопроводительные документы оформляются в несколько кликов и отправляются на печать, что тоже удобно: не нужно переписывать заново в случае пятна на бумаге или опечатки в имени участника инкассаторской бригады. Информация в электронном виде сохраняется в историю, что упрощает подготовку аналитических отчетов.
Резюме: 4 вопроса учета наличности при инкассации, которые решает функционал “Кассеты ATM” и “Сумки ATM”
Внедрение нового функционала программного решения Сash Management.iQ – «Сумки ATM», «Кассеты ATM» и опции контроля передачи денежных авансов кассирам – значительно улучшает процесс учета баланса инкассаторских кассет и сумок в банке.
Этот функционал позволяет:
1. Автоматизировать выход на баланс хранилища с возможностью учета наличности в инкассаторских кассетах и сумках
2. Обеспечить возможность оформлять заказы на пополнение банкоматов наличностью, используя заранее сформированные инкассаторские сумки и кассеты
3. Оформлять сопроводительные документы и генерировать отчеты
4. Снизить возможные риски избытков и недостачи наличности в местах их хранения и выдачи
