Новые Функции

4 вопроса учета наличности при инкассации, которые решает новый функционал Cash Management.iQ

 

 

 

Этот функционал позволяет:

1. Автоматизировать выход на баланс хранилища с возможностью учета наличности в инкассаторских кассетах и сумках

2. Обеспечить возможность оформлять заказы на пополнение банкоматов наличностью, используя заранее сформированные инкассаторские сумки и кассеты

3. Оформлять сопроводительные документы и генерировать отчеты

4. Снизить возможные риски избытков и недостачи наличности в местах их хранения и выдачи

2023-08-08

Одни из последних разработок в семействе программных продуктов Cash Management.iQ – это функционалы «Сумки ATM», «Кассеты ATM», а также опция контроля передачи денежных авансов кассирам.

Функционал “Кассеты АТМ” регистрирует заполненные инкассаторские кассеты.

Отображаются:

  • загруженная сумма с учетом номинала
  • количество заполненных кассет
  • дата заполнения, номер кассеты
  • номер пломбы
  • имя кассира

Функционал “Сумки АТМ” регистрирует инкассаторские сумки, сформированные из наборов кассет. Для каждой сумки фиксируются учетные данные по каждой кассете. Подготовленные сумки назначаются на загрузку в банкоматы и отслеживаются до конца цикла инкассации.

Функционал на протяжении года используется азербайджанским банком с крупнейшей сетью банкоматов в стране. Благодаря внедрению обновлений, финансовому учреждению удалось автоматизировать задачи, связанные с управлением наличным денежным обращением на этапе загрузки наличности в сумки и кассеты для инкассации.

Сократилось количество ошибок на этапе учета наличности в кассетах на балансе хранилищ

Коммерческие банки, которые занимаются подготовкой наличности для загрузки в банкоматы, обычно заранее заполняют инкассаторские кассеты и сумки, помещают в хранилище и передают инкассаторам на следующий день.

Типичная ситуация в банке №1

Представьте себе шумный вечер в банке, где кассиры готовят деньги для загрузки в банкомат. Среди них – старший кассир Диана с 15-летним стажем работы. Она аккуратно заполняет каждую кассету, дважды перепроверяет суммы и запечатывает сумки, прежде чем поместить их в хранилище.

Однако спешка вечером иногда приводит к случайным ошибкам. К сожалению, в один напряженный день Диана случайно написала в приходный и расходный ордеры неверный адрес хранилища: вместо центрального указала локальный, тот, в котором работает. И на следующий день эти сумки с кассетами не поступили в банкоматы, так как по графику служба инкассации забирала сумки из центрального хранилища.

В это же время в банке сумки с наличностью пришлось перенаправлять из одного хранилища в другое и проводить внутреннее расследование. Такая путаница повлияла на логистику и финансовую отчетность, что вызвало задержку в работе специалистов и затруднило отслеживание движения денежных средств.

Внедрение нового функционала “Cумки АТМ” и “Кассеты АТМ” позволяет автоматизировать учет загружаемой наличности и обеспечивает полный контроль баланса каждого хранилища. Ответственному кассиру достаточно ввести необходимые данные в систему – и инкассаторские кассеты будут автоматически учитываться в соответствующих сумках и хранилищах.

По каждому хранилищу сохраняется и отображается:

  • Баланс наличности и ценностей в начале дня
  • Общий баланс с учетом наличности, находящейся в кассетах и сумках
  • Изменение баланса по приходным и расходным операциям
  • Баланс наличности и ценностей в конце дня

Процесс загрузки наличности в инкассаторские кассеты и сумки стал доступным для всех участников

Автоматизированная система учета наличности в инкассаторских кассетах и сумках на балансе хранилища “Кассеты АТМ” и “Cумки АTM” подразумевает централизованный и одновременный доступ к данным. Уровни доступа зависят от полномочий сотрудников и их обязанностей.

Типичная ситуация в банке №2

Бухгалтеры банка обратили внимание на несоответствие количества наличности в хранилищах. Поняли, что в процессе ручного учета инкассаторских сумок произошла ошибка.

Чтобы установить источник ошибки и устранить ее, специалисты проверили данные в учетных файлах, чтобы определить, есть ли записи о фактической загрузке инкассаторских кассет и сумок в каждом хранилище. Сравнили эту информацию с запланированным количеством наличности на балансе каждой сумки и хранилища и еще раз пересчитали количество сумок. Затем связались со старшими кассирами и инкассаторскими бригадами, чтобы выяснить, какие кассеты были загружены в банкоматы и из какого хранилища.

Анализируя полученную информацию, бухгалтеры нашли ошибку в адресе хранилища, который был указан неверно в приходно-расходном ордере. После этого внесли правки в документы и снова обратились к службе инкассации, чтобы вернуть кассеты из одного банкомата и загрузить их в другой. Весь процесс отнял в сумме 18 рабочих часов времени у 10 сотрудников банка.

Если бы функционал “Кассеты АТМ” и “Cумки АTM” был установлен в банке, где работает Диана (из примера выше), то специалист сама заметила бы свою ошибку и вовремя исправила ее.

Больше нет недостатка или избытка наличности: денежные средства эффективно распределяются в места их хранения и выдачи

Когда учет ведется в стандартной программе для работы с электронными таблицами, возникает проблема с централизованным доступом к данным. Это затрудняет синхронизацию и обмен информацией между сотрудниками. Особенно – если они работают удаленно или в разных отделах.

Типичная ситуация в банке №3

Возвращавшийся со смены электрик Роберт хотел порадовать семилетнюю дочь мороженым, которое продается в палатке по дороге. Сладость отдают за наличные, а у Роберта с собой была только карточка. Он надеялся снять деньги в ближайшем к дому банкомате, но их там не оказалось. Эта ситуация повторялась уже третий раз.

Тогда разочарованный Роберт воспользовался банкоматом другого банка, который расположен рядом с его офисом. В этот раз ему повезло, и мужчина снял нужную сумму и купил-таки угощение. В результате этого инцидента Роберт решил больше не рассчитывать на услуги предыдущего банка и обращаться сразу к другому, сервис которого оказался более надежным.

Инструменты “Кассеты ATM” и “Cумки ATM” позволяют сотрудникам банка в режиме реального времени видеть точные данные о запасах наличности в инкассаторских кассетах и сумках в хранилищах.

Вместо громоздких файлов – простая и понятная программа

Ведение учета баланса инкассаторских кассет и сумок в электронной таблице, например, Excel, помимо ошибок ввода данных и ограниченного доступа к информации, вызывает дополнительные сложности. Финансовые специалисты должны вручную обновлять данные о каждой операции по инкассации, что занимает много времени и приводит к задержкам в контроле баланса.

Электронные таблицы уязвимы с точки зрения безопасности данных. Несанкционированный доступ, удаление или повреждение файлов приводят к потере или утечке конфиденциальной информации и дополнительным сложностям при восстановлении данных.

Обычные электронные таблицы предоставляют базовые инструменты для аналитики. Генерация отчетов вручную отнимает время у персонала и зависит от компетенций и логических выводов специалиста, что влияет на точность результата. С увеличением количества данных управление информацией в таких файлах становится еще более затруднительным.

Не каждый специалист умеет обращаться с тем же Excel. Сотрудников приходится постоянно обучать. Иногда банки попадают в зависимость от компетенций сотрудников, которые владеют знаниями процесса и экспертизой оформления отчетности в этом банке.

Типичная ситуация в банке №4

В универсальном коммерческом банке трудился опытный кассир по имени Алекс. Он 8 лет обслуживал клиентов и вел учет наличности. Благодаря навыкам работы с Excel, Алекс легко справлялся с задачами по контролю баланса сумок и кассет.

Когда Алекс ушел в отпуск, его обязанности временно выполняла молодая и энергичная коллега Оливия. Перед Оливией стояла задача – обновить данные в таблице с балансом инкассаторских кассет и сумок, чтобы банкоматы своевременно пополнили наличностью. В суете и волнении от нового опыта девушка не заметила, что перепутала столбцы сумок и кассет.

На следующее утро кассиры начали заполнять кассеты в соответствии с данными в таблице Excel, и никто из них не подозревал об ошибке. Клиенты пришли снять деньги с карточек после получения заработной платы и рассердились, узнав, что банкоматы не могут выдать запрошенную сумму. Некоторые начали жаловаться и требовать объяснений.

Когда Алекс вернулся из отпуска, то обнаружил, что данные в таблице были введены неверно. Ему пришлось проверить все 20 инкассаторских сумок с кассетами, чтобы внести точную информацию. Этот процесс занял более восьми часов, и Алекс задержался на работе до позднего вечера.

Функционал гибко настраивается под бизнес-процессы банка (роли и уровни доступа, названия хранилищ и инкассаторских бригад и т.д.). Благодаря интуитивно понятному интерфейсу и простой технической документации работать с программой может любой сотрудник.

Сопроводительные документы оформляются в несколько кликов и отправляются на печать, что тоже удобно: не нужно переписывать заново в случае пятна на бумаге или опечатки в имени участника инкассаторской бригады. Информация в электронном виде сохраняется в историю, что упрощает подготовку аналитических отчетов.

Резюме: 4 вопроса учета наличности при инкассации, которые решает функционал “Кассеты ATM” и “Сумки ATM”

Внедрение нового функционала программного решения Сash Management.iQ – «Сумки ATM», «Кассеты ATM» и опции контроля передачи денежных авансов кассирам – значительно улучшает процесс учета баланса инкассаторских кассет и сумок в банке.

Этот функционал позволяет:

1. Автоматизировать выход на баланс хранилища с возможностью учета наличности в инкассаторских кассетах и сумках

2. Обеспечить возможность оформлять заказы на пополнение банкоматов наличностью, используя заранее сформированные инкассаторские сумки и кассеты

3. Оформлять сопроводительные документы и генерировать отчеты

4. Снизить возможные риски избытков и недостачи наличности в местах их хранения и выдачи

Появились вопросы?

Новости

2024-06-13

Представляем новую версию Cash Management.iQ: модуль обработки наличности для оптимизации денежных операций

2024-02-13

Новые горизонты развития продукта Cash Management.iQ. О чем узнали участники стратегической сессии в Вильнюсе

2023-11-30

Инкассаторская компания из ЮАР усилила контроль за перемещением наличности и ценностей с помощью Сash Management.iQ

2023-08-08

4 вопроса учета наличности при инкассации, которые решает новый функционал Cash Management.iQ

2023-02-22

BS/2 представила современные решения для наличного денежного обращения в Азербайджане

2022-02-15

Обновление функционала Cash Management.IQ: успешная интеграция ПО с сортировщиками наличности

2021-09-17

BS/2 расскажет, как банки могут сократить расходы на привлечение наличности для банкоматов

2021-08-26

BS/2 стала партнером Cash Processing Systems в Узбекистане, Азербайджане и Грузии

2021-07-28

Как синхронизировать работу по обеспечению наличностью с внешней службой инкассации или охраны?